Wyjazdy zagraniczne

Zasady składania wniosków o dofinansowanie udziału w konferencjach i wydarzeniach zagranicznych

I. Procedura dotycząca wniosków pracowników katedr/zakładów/pracowni wyjeżdżających za granicę w ramach środków katedralnych:

1. Pracownik składa podanie do Kierownika Katedry o dofinansowanie wyjazdu:
– w podaniu (i/lub w załącznikach) podaje szacowane koszty wyjazdu (podróży, zakwaterowania, diet, ubezpieczenia itp.), program konferencji (ewentualnie tytuł referatu) czy program szkolenia, seminarium itp.,
– w podaniu powinny być też wskazane dokładne informacje na temat terminów płatności oraz numeru konta i szczegółów wymaganego przelewu,
– w przypadku podania o dofinansowanie stażu naukowego w jednostce zagranicznej pracownik składa podanie uzasadniające konieczność/potrzebę realizacji stażu w świetle wymogów dotyczących uzyskiwania kolejnych stopni/tytułu naukowego lub/oraz dotyczących awansów zawodowych na poziomie uniwersyteckim, to jest zatrudnienia na stanowisku profesora uczelni, adiunkta,
– podanie powinno być pisemnie zaopiniowane przez Kierownika Zakładu lub Pracowni, jeżeli pracownik włączony jest do struktury Zakładu lub Pracowni.
– Kierownik Katedry pisemnie opiniuje podanie i podaje kwotę dofinansowania biorąc pod uwagę środki katedralne przyznane na dany rok,
2. Pracownik wypełnia wniosek o skierowanie za granicę [dostępny tutaj]
– we wniosku muszą być podane konkretne, szczegółowe informacje wymagane w każdym punkcie
– szczególnie wymagane jest czytelne podanie tytułu konferencji (bez skrótów) oraz tytułu wystąpienia w języku wystąpienia z tłumaczeniem na j. polski
– wysokość diet można skalkulować na podstawie załącznika do rozporządzenia [dostępne tutaj] lub w porozumieniu z Działem Współpracy Międzynarodowej UwB (nr telefonu 85 745 7089)
– procedura zakupu biletów lotniczych dostępna jest na na stronie: https://uwb.edu.pl/uniwersytet/wspolpraca-miedzynarodowa/wyjazdy-zagraniczne/procedura-wyjazdowa
3. Pracownik wypełnia podanie o udzielenie płatnego urlopu na okres nieprzekraczający jednego miesiąca [dostępne tutaj] lub na okres powyżej jednego miesiąca [dostępne tutaj]

4. Podanie o finansowanie wyjazdu ze środków katedralnych z decyzją Kierownika Katedry pracownik składa do Sekretariatu Dziekana (pok. 116) w wersji papierowej.

5. Wypełniony wniosek o skierowanie za granicę wraz z podaniem o udzielenie urlopu pracownik przesyła – zakładając dwie odrębne koszulki - za pośrednictwem systemu EZD  do dziekana wydziału ( UWAGA! W systemie EZD należy wybrać „Dziekan Wydziału Prawa”) na minimum 3 tygodnie przed planowanym wyjazdem [na minimum 14 dni przed wyjazdem wniosek musi trafić do Działu Współpracy Międzynarodowej - na podstawie Zarządzenia nr 89 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 16 grudnia 2024 r. w sprawie określenia warunków i trybu kierowania za granicę pracowników, doktorantów, studentów Uniwersytetu w Białymstoku, wykonawców projektów niebędących pracownikami Uniwersytetu w Białymstoku oraz wprowadzenia wzoru wniosku o skierowanie za granicę i wzoru wniosku rozliczenia kosztów podróży zagranicznej].

6. Zaakceptowany wniosek o skierowanie za granicę przesyłany jest przez Sekretariat Dziekana do Działu Współpracy Międzynarodowej UwB.

7. Po powrocie pracownik wypełnia formularz rozliczenia kosztów podróży zagranicznej [dostępny tutaj] i dostarcza - nie później niż 14 dni od dnia zakończenia podróży - w wersji papierowej do Działu Współpracy Międzynarodowej UwB (ul. Świerkowa 20B).

8. Dane dotyczące wyjazdu wpisywane są do tabeli wyjazdów zagranicznych prowadzonych w celach statystycznych i informacyjnych (tabela jest prowadzona i uzupełniona przez Sekretariat).

9. Pracownikowi, któremu Kierownik Katedry odmówił dofinansowania wyjazdu, przysługuje prawo odwołania się od decyzji Kierownika Katedry do Dziekana. W tym celu należy złożyć podanie z decyzją odmowną oraz osobne podanie o rozpatrzenie odwołania adresowane do Dziekana. Odwołanie takie należy złożyć w terminie 7 dni od otrzymania decyzji odmownej Kierownika Katedry

Wszelkie pytania należy kierować do Prodziekan ds. nauki – dr hab. Elżbiety Kużelewskiej, prof. UwB (e.kuzelewska@uwb.edu.pl).

Kryteria brane pod uwagę przez Kierowników Katedr przy podejmowaniu decyzji o dofinansowaniu i jego wysokości:
– czy wyjazd jest zgodny z zakresem badań/działalności prowadzonej przez pracownika,
– czy wyjazd na konferencję zawiera element udziału czynnego (wystąpienie, moderowanie itp.) – jeśli nie, to dlaczego udział jest istotny,
– czy wyjazd na szkolenie ma na celu podniesienie kompetencji zawodowych pracownika,
– czy wyjazd na staż/kwerendę jest uzasadniony w kontekście prowadzonych badań,
– czy wyjazd jest elementem koniecznym w ścieżce awansu zawodowego - na poziomie uzyskania kolejnych stopni/tytułu i na poziomie awansu uniwersyteckiego, to jest zatrudnienia na stanowisku profesora uczelni, adiunkta,
– czy wyjazd wiąże się z możliwością publikacji wysoko punktowanej,
– czy wyjazd ma na celu nawiązanie nowych kontaktów, z których może skorzystać Wydział,
– częstotliwość wyjazdów pracownika w kontekście wymogów oceny okresowej pracownika.

II. Procedura dotycząca wniosków kierowników katedr wyjeżdżających za granicę w ramach środków katedralnych:

1. Kierownik wypełnia wniosek o skierowanie za granicę [dostępny tutaj]
   – we wniosku muszą być podane konkretne, szczegółowe informacje wymagane w każdym punkcie
   – szczególnie wymagane jest czytelne podanie tytułu konferencji (bez skrótów) oraz tytułu wystąpienia w języku wystąpienia z tłumaczeniem na j. polski
   – w podaniu powinny być też wskazane dokładne informacje na temat terminów płatności oraz numeru konta i szczegółów wymaganego przelewu,
   – wysokość diet można skalkulować na podstawie załącznika do rozporządzenia [dostępne tutaj] lub w porozumieniu z Działem Współpracy Międzynarodowej UwB (nr telefonu 85 745 7089)
   – procedura zakupu biletów lotniczych dostępna jest na na stronie: https://uwb.edu.pl/uniwersytet/wspolpraca-miedzynarodowa/wyjazdy-zagraniczne/procedura-wyjazdowa
2. Kierownik Katedry wypełnia podanie o udzielenie płatnego urlopu na okres nieprzekraczający jednego miesiąca [dostępne tutaj] lub na okres powyżej jednego miesiąca [dostępne tutaj]
3. Podanie o finansowanie wyjazdu ze środków katedralnych Kierownik Katedry składa do Sekretariatu Dziekana (pok. 116) w wersji papierowej.
4. Wypełniony wniosek o skierowanie za granicę wraz z podaniem o udzielenie urlopu Kierownik Katedry przesyła – zakładając dwie odrębne koszulki - za pośrednictwem systemu EZD  do dziekana wydziału ( UWAGA! W systemie EZD należy wybrać „Dziekan Wydziału Prawa”) na minimum 3 tygodnie przed planowanym wyjazdem [na minimum 14 dni przed wyjazdem wniosek musi trafić do Działu Współpracy Międzynarodowej - na podstawie Zarządzenia nr 89 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 16 grudnia 2024 r. w sprawie określenia warunków i trybu kierowania za granicę pracowników, doktorantów, studentów Uniwersytetu w Białymstoku, wykonawców projektów niebędących pracownikami Uniwersytetu w Białymstoku oraz wprowadzenia wzoru wniosku o skierowanie za granicę i wzoru wniosku rozliczenia kosztów podróży zagranicznej].
5. Zaakceptowany wniosek o skierowanie za granicę przesyłany jest przez Sekretariat Dziekana do Działu Współpracy Międzynarodowej UwB, zaś wniosek o udzielenie płatnego urlopu – do Działu Spraw Osobowych.
6. Po powrocie Kierownik Katedry wypełnia formularz rozliczenia kosztów podróży zagranicznej [dostępny tutaj] i dostarcza - nie później niż 14 dni od dnia zakończenia podróży - w wersji papierowej do Działu Współpracy Międzynarodowej UwB (ul. Świerkowa 20B).
7. Dane dotyczące wyjazdu wpisywane są do tabeli wyjazdów zagranicznych prowadzonych w celach statystycznych i informacyjnych (tabela jest prowadzona i uzupełniona przez Sekretariat).

Wszelkie pytania należy kierować do Prodziekan ds. nauki – dr hab. Elżbiety Kużelewskiej, prof. UwB (e.kuzelewska@uwb.edu.pl).

III. Procedura dotycząca wniosków pracowników katedr/zakładów/pracowni oraz kierowników katedr wyjeżdżających za granicę w ramach grantów/projektów, bez wykorzystania środków katedralnych:

1. Pracownik/Kierownik Katedry wypełnia wniosek o skierowanie za granicę [dostępny tutaj]. Pracownik indywidualnie ustala szczegóły wyjazdu z Kierownikiem Katedry/Zakładu/Pracowni, na wniosku pracownika podpisuje się Kierownik Katedry.
   – we wniosku należy wskazać źródło finansowania
   – we wniosku muszą być podane konkretne, szczegółowe informacje wymagane w każdym punkcie,
   – szczególnie wymagane jest czytelne podanie tytułu konferencji (bez skrótów) oraz tytułu wystąpienia w języku wystąpienia z tłumaczeniem na j. polski,
   – w podaniu powinny być też wskazane dokładne informacje na temat terminów płatności oraz numeru konta i szczegółów wymaganego przelewu,
   – wysokość diet można skalkulować na podstawie załącznika do rozporządzenia [dostępne tutaj] lub w porozumieniu z Działem Współpracy Międzynarodowej UwB (nr telefonu 85 745 7089),
   – procedura zakupu biletów lotniczych dostępna jest na na stronie: https://uwb.edu.pl/uniwersytet/wspolpraca-miedzynarodowa/wyjazdy-zagraniczne/procedura-wyjazdowa
2. Pracownik/Kierownik Katedry wypełnia podanie o udzielenie płatnego urlopu na okres nieprzekraczający jednego miesiąca [dostępne tutaj] lub na okres powyżej jednego miesiąca [dostępne tutaj]
3. Wypełniony wniosek o skierowanie za granicę Kierownik Katedry/ pracownik przesyła za pośrednictwem systemu EZD do jednostki potwierdzającej środki finansowe na wyjazd.
4. Po potwierdzeniu dostępności środków, wniosek o skierowanie za granicę zostaje przesłany przez jednostke potwierdzającą środki za pośrednictwem systemu EZD do wnioskującego nauczyciela akademickiego, który następnie przesyła go wraz z wnioskiem o udzielenie urlopu – zakładając dwie odrębne koszulki - za pośrednictwem systemu EZD  do akceptacji do dziekana wydziału ( UWAGA! W systemie EZD należy wybrać „Dziekan Wydziału Prawa”).
5. Zaakceptowany wniosek o skierowanie za granicę przesyłany jest przez Sekretariat Dziekana do Działu Współpracy Międzynarodowej UwB, zaś wniosek o udzielenie płatnego urlopu – do Działu Spraw Osobowych.
6. Po powrocie pracownik wypełnia formularz rozliczenia kosztów podróży zagranicznej [dostępny tutaj] i dostarcza - nie później niż 14 dni od dnia zakończenia podróży - w wersji papierowej do Działu Współpracy Międzynarodowej UwB (ul. Świerkowa 20B).
7. Dane dotyczące wyjazdu wpisywane są do tabeli wyjazdów zagranicznych prowadzonych w celach statystycznych i informacyjnych (tabela jest prowadzona i uzupełniona przez Sekretariat).

Wszelkie pytania należy kierować do Prodziekan ds. nauki – dr hab. Elżbiety Kużelewskiej, prof. UwB (e.kuzelewska@uwb.edu.pl).

IV. Procedura dotycząca wniosków pracowników katedr/zakładów/pracowni oraz kierowników katedr wyjeżdżających za granicę w ramach programu Erasmus+:

1. Pracownik/Kierownik Katedry wypełnia odpowiednią dokumentację wymaganą w programie Erasmus (w podziale, w zależności od kraju, do którego odbywa się wyjazd oraz w zależności od tego czy jest to wyjazd na wykłady czy wyjazd na szkolenie), dostępną na stronie: Erasmus+

    Osobą podpisującą dokumenty jest mgr Joanna Quigley - Koordynator programu Erasmus+ na Wydziale Prawa (j.quigley@uwb.edu.pl)

2. Wypełniony wniosek o skierowanie za granicę Kierownik Katedry/ pracownik przesyła za pośrednictwem systemu EZD do jednostki potwierdzającej środki finansowe na wyjazd (do Pani Anny Maj).
3. Po potwierdzeniu dostępności środków, wniosek o skierowanie za granicę zostaje przesłany przez jednostke potwierdzającą środki za pośrednictwem systemu EZD do wnioskującego nauczyciela akademickiego, który następnie przesyła go wraz z wnioskiem o udzielenie urlopu – zakładając dwie odrębne koszulki - za pośrednictwem systemu EZD do akceptacji do dziekana wydziału ( UWAGA! W systemie EZD należy wybrać „Dziekan Wydziału Prawa”).
4. Zaakceptowany wniosek o skierowanie za granicę przesyłany jest przez Sekretariat Dziekana do Działu Współpracy Międzynarodowej UwB, zaś wniosek o udzielenie płatnego urlopu – do Działu Spraw Osobowych.
5. Dane dotyczące wyjazdu wpisywane są do tabeli wyjazdów zagranicznych prowadzonych w celach statystycznych i informacyjnych (tabela jest prowadzona i uzupełniona przez Sekretariat).

Wszelkie pytania należy kierować do Koordynatora Programu Erasmus+ mgr Joanny Quigley (j.quigley@uwb.edu.pl).

V. Procedura dotycząca wniosków pracowników katedr/zakładów/pracowni oraz kierowników katedr wyjeżdżających za granicę w ramach programów/projektów spoza UwB, finansowanych ze środków zewnętrznych

1. Pracownik/Kierownik Katedry wypełnia wniosek o skierowanie za granicę [dostępny tutaj], (w przypadku wniosku pracownika konieczny jest podpis Kierownika Katedry). We wniosku muszą być podane podstawowe informacje o planowanym wyjeździe wraz ze wskazaniem programu/projektu, z którego planowany jest wyjazd.
2. Pracownik wypełnia podanie o udzielenie płatnego urlopu na okres nieprzekraczający jednego miesiąca [dostępne tutaj] lub na okres powyżej jednego miesiąca [dostępne tutaj]
3. Wypełniony wniosek o skierowanie za granicę Kierownik Katedry/ pracownik przesyła za pośrednictwem systemu EZD do jednostki potwierdzającej środki finansowe na wyjazd (w przypadku wyjazdu na konferencję zagraniczną wniosek należy przesłać do Pani Joanny Matowickiej, zaś w przypadku wyjazdu zagranicznego nie związanego z udziałem w konferencji – do Pani Urszuli Danilczyk).
4. Po potwierdzeniu dostępności środków, wniosek o skierowanie za granicę zostaje przesłany przez jednostke potwierdzającą środki za pośrednictwem systemu EZD do wnioskującego nauczyciela akademickiego, który następnie przesyła go wraz z wnioskiem o udzielenie urlopu – zakładając dwie odrębne koszulki - za pośrednictwem systemu EZD  do akceptacji do dziekana wydziału ( UWAGA! W systemie EZD należy wybrać „Dziekan Wydziału Prawa”).
5. Zaakceptowany wniosek o skierowanie za granicę przesyłany jest przez Sekretariat Dziekana do Działu Współpracy Międzynarodowej UwB, zaś wniosek o udzielenie płatnego urlopu – do Działu Spraw Osobowych.
6. Dane dotyczące wyjazdu wpisywane są do tabeli wyjazdów zagranicznych prowadzonych w celach statystycznych i informacyjnych (tabela jest prowadzona i uzupełniona przez Sekretariat).

Wszelkie pytania należy kierować do Prodziekan ds. nauki – dr hab. Elżbiety Kużelewskiej, prof. UwB (e.kuzelewska@uwb.edu.pl).