Organizacja konferencji krajowej na Wydziale Prawa UwB przebiega zgodnie z procedurą określoną poniżej:
- Z początkiem każdego roku akademickiego składne są informacje dotyczące zapotrzebowania na materiały konferencyjne na wydarzenia planowane przez Katedry na kolejny rok kalendarzowy. Należy dotrzymać terminu wskazanego przez UwB w stosownych wymogach, przesyłanych na Wydział i udostępnianych pracownikom (ustalanych na podstawie Zarządzenia 43 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku).
- Organizator konferencji zakłada koszulkę, uzupełnia formularz zgłoszenia konferencji, zakłada sprawę, AKCEPTUJE i przesyła do akceptacji Dziekana/Dyrektora. Dziekan/Dyrektor AKCEPTUJE zgłoszenie i przekazuje do sekretariatu dziekana/dyrektora. Sekretariat dziekana/dyrektora PRZEKAZUJE koszulkę do Działu Nauki.
- Uzupełniony formularz zgłoszenia wydarzenia należy złożyć na wstępnym etapie organizacyjnym, zanim rozesłane zostaną zaproszenia do uczestników a najpóźniej na 3 tygodnie przed planowanym terminem wydarzenia, dotyczy to zarówno konferencji finansowanych z wpłat uczestników, ze środków sponsorów, jak i środków katedralnych.
- Jeśli organizowana konferencja w całości lub w części finansowana jest ze środków katedralnych, organizator konferencji powinien złożyć podanie o wykorzystanie środków katedralnych w wersji papierowej ( wraz z akceptacją Kierownika Katedry) do Sekretariatu Dziekana, do Mileny Sokołowskiej- Walewskiej.
- Jeśli zgłoszenie wymaga poprawy, Dział Nauki przekazuje koszulkę organizatorowi konferencji z instrukcją co należy poprawić/ zmienić. Organizator konferencji poprawia informacje w zgłoszeniu, AKCEPTUJE zmienione zgłoszenie i PRZEKAZUJE dalej j.w. (Dziekan/Dyrektor → sekretariat → Dział Nauki)
- Rezerwacja sali odbywa się u mgr Anny Dubrownik (a.dubrownik@uwb.edu.pl) lub mgr Anny Cechy (a.cecha@uwb.edu.pl);
- W ciągu 4 tygodni od zakończenia konferencji należy dokonać jej rozliczenia. W tym celu organizator konferencji zakłada koszulkę, uzupełnia formularz rozliczenia konferencji, AKCEPTUJE i przesyła do akceptacji Dziekana/Dyrektora. Dziekan/Dyrektor AKCPETUJE rozliczenie i PRZEKAZUJE do sekretariatu dziekana/dyrektora. Sekretariat dziekana/dyrektora PRZEKAZUJE koszulkę do Działu Księgowego. Dział Księgowy łączy koszulkę ze sprawą.
- W ciągu tygodnia od terminu odbycia się konferencji należy przesłać do działu promocji Wydziału Prawa (promocja.wydzialu.prawa@uwb.edu.pl) formularz publikacji - w celu umieszczenia relacji z wydarzenia (należy używać jedynie oficjalnego konta uniwersyteckiego).
- Zapotrzebowanie na materiały biurowe oraz stoisko do rejestracji uczestników konferencji należy zgłaszać do Administratora Budynku - Pani Anity Kozłowskiej: a.kozlowska@uwb.edu.pl (nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia wydarzenia, spotkania itp.); zapotrzebowanie należy zgłaszać poprzez kontakt mailowy (należy używać jedynie oficjalnego konta uniwersyteckiego).
- Zapotrzebowanie na materiały promocyjne/konferencyjne należy zgłaszać do Promocji Wydziału Prawa UwB: Magda Zaręba promocja.wydzialu.prawa@uwb.edu.pl, co najmniej na 10 dni przed wydarzeniem.
- Ewentualną prośbę o przygotowanie małego poczęstunku (kawa, herbata, ciastka, woda) można kierować do Administratora Budynku - Pani Anity Kozłowskiej: a.kozlowska@uwb.edu.pl (nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia wydarzenia, spotkania itp.) – akceptowany jest jedynie kontakt mailowy (należy używać jedynie oficjalnego konta uniwersyteckiego).
- Ewentualną prośbę o wykonie zdjęć można kierować do pracowni komputerowej – Pan Bartłomiej Gawron gawron@uwb.edu.pl (nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia wydarzenia, spotkania itp.) – akceptowany jest jedynie kontakt mailowy (należy używać jedynie oficjalnego konta uniwersyteckiego).
- Aktualizacji struktury i informacji o Katerze lub Kole Naukowym na stronie internetowej należy dokonywać w pracowni komputerowej, akceptowany jest jedynie kontakt mailowy (należy używać jedynie oficjalnego konta uniwersyteckiego)
- Pracownia komputerowa oraz promocja Wydziału Prawa UwB nie odpowiadają za edycję plików tekstowych przygotowanych przez organizatora, nie tworzą również kreacji graficznych i formularzy rejestracji na wydarzenia organizatora.
- Pakiet informacji oraz materiałów do publikacji lub druku należy przekazywać jak w punktach powyżej.
Zasady publikowania informacji na stronie internetowej i portalach społecznościowych przez pracowników Wydziału Prawa UwB
Zamieszczając informację na stronie internetowej Wydziału Prawa lub portalu społecznościowym pracownik powinien:
- wypełnić formularz publikacji informacji (plik "Formularz publikacji informacji na stronie internetowej Wydziału Prawa UwB") i przesłać go do działu promocji (nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia wydarzenia, spotkania itp.);
- po zorganizowanym wydarzeniu w ciągu tygodnia od jego zakończenia przesłać do działu promocji relację (plik "Formularz publikacji informacji na stronie internetowej Wydziału Prawa UwB");
- formularz publikacji na stronę i media społecznościowe musi zawierać adres mailowy do kontaktu w domenie uwb.edu.pl;
- formularz publikacji na stronę i media społecznościowe musi zawierać teksty alternatywne do zdjęć i załączonych plików graficznych;
- w przypadku dołączenia do formularza publikacji innych plików, np. harmonogramu, biogramów ipt. należy dołączyć go w formie dostępnej cyfrowo (m.in. plik edytowalny lub format .pdf), nie może to być skan dokumentu lub obraz graficzny;
- wymiary grafiki głównej/plakatu dołączonego do formularza: 1200 x 500 px,
- chęć wydruku wszelkich dokumentów należy zgłosić wcześniej drogą mailową na adres: promocja.wydzialu.prawa@uwb.edu.pl (co najmniej 3 dni przed chęcią odbioru materiałów), informacje o druku powinny być kompletne, tzn. proszę podać ilość i format wydruku.
Dział promocji Wydziału Prawa UwB Magda Zaręba (promocja.wydzialu.prawa@uwb.edu.pl).
Do kontaktu należy używać jedynie oficjalnego konta uniwersyteckiego.
Pakiet informacji oraz materiałów do publikacji lub druku należy przekazywać jak w punktach powyżej.
