Zasady organizacji wydarzeń na Wydziale Prawa UwB
Wszystkie sprawy związane z działalnością kół naukowych i organizacji studenckich prowadzi koordynator mgr Adriana Głażewska.
Koła naukowe i organizacje studenckie powinny do koordynatora ds. organizacji studenckich i kół naukowych:
- złożyć wypełnione i podpisane zgłoszenie imprezy (plik "Zgłoszenie konferencji naukowej organizowanej na UwB") nie później niż na 2 tygodnie przed planowanym terminem rozpoczęcia wydarzenia (konferencji, sympozjum, wykładu itp.); należy dokonywać zgłoszeń wszystkich organizowanych przedsięwzięć (nawet tych bez kosztów),
- do zgłoszenia dołączyć podanie skierowane do Dziekana Wydziału Prawa z prośbą o wyrażenie zgody na wydatkowanie kwoty potrzebnej do organizacji planowanego przedsięwzięcia i wskazaniem na jakie cele kwota ta zostanie przeznaczona; na podaniu powinna widnieć akceptacja i podpis opiekuna naukowego koła lub organizacji,
- nie można rozliczyć faktury za zakup materiałów i usług, na które nie uzyskano wcześniejszej zgody Dziekana, za zakup materiałów biurowych, papierniczych,
- po zorganizowanym wydarzeniu w ciągu tygodnia złożyć formularz rozliczenia budżetu konferencji organizowanej na UwB (plik "Rozliczenie budżetu konferencji organizowanej na UwB").
Do rozliczenia powinny zostać dołączone faktury VAT związane z poniesionymi wydatkami. Na fakturach jako nabywca musi być wpisany Uniwersytet w Białymstoku:
Uniwersytet w Białymstoku
ul. Świerkowa 20B
15-328 Białystok
NIP: 542-23-83-747
W przypadku zakupu nagród w konkursach, turniejach itp. konieczne jest odebranie od nagrodzonych osób pisemnego potwierdzenia otrzymania nagrody.
Zarządzenie 7 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 24 lutego 2015 r. w sprawie zasad organizacji i rozliczania konferencji naukowych i edukacyjnych w Uniwersytecie w Białymstoku.
Szczegółowe informacje dotyczące pozyskiwania i rozliczania środków finansowych przeznaczonych na działalność studencką znajdują się pod adresem: www.uwb.edu.pl/pozyskiwanie-i-rozliczanie-srodkow-finansowych
W przypadku zmiany zarządu należy (obowiązkowo) złożyć pismo z informacją o takiej zmianie do koordynatora ds. organizacji studenckich i kół naukowych.
Koła naukowe i organizacje studenckie powinny do działu promocji Wydziału Prawa UwB:
- Dokonać zgłoszenia wydarzenia celem zamieszczenia informacji o imprezie na stronie internetowej, portalach społecznościowych, rezerwacji gadżetów Wydziału Prawa (nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia wydarzenia, spotkania itp. ):
- rezerwacja sali odbywa się u mgr Anny Dubrownik (a.dubrownik@uwb.edu.pl) lub mgr Anny Cechy (a.cecha@uwb.edu.pl);
- zgłaszanie publikacji informacji odbywa się poprzez System Publikacji Aktualności (SPA): https://spa.uwb.edu.pl;
- wymiary grafiki głównej/plakatu dołączonego do systemu: 1200 x 500 px;
- zgłoszona publikacja na stronę i media społecznościowe musi zawierać teksty alternatywne do zdjęć i załączonych plików graficznych;
- w przypadku dołączenia do formularza publikacji innych plików, np. harmonogramu, biogramów itp. należy dołączyć go w formie dostępnej cyfrowo (m.in. plik edytowalny lub format .pdf), nie może to być skan dokumentu lub obraz graficzny;
- chęć wydruku wszelkich dokumentów należy zgłosić wcześniej drogą mailową na adres: promocja.wydzialu.prawa@uwb.edu.pl (co najmniej 3 dni przed chęcią odbioru materiałów), informacje o druku powinny być kompletne, tzn. proszę podać ilość i format wydruku;
- W celu uzyskania materiałów promocyjnych Wydziału Prawa w związku z organizowanym wydarzeniem, należy skierować podanie do Pana Dziekana z prośbą o udostępnienie określonej ilości materiałów promocyjnych (co najmniej na 10 dni przed wydarzeniem). Podanie należy złożyć w pok. 204 z jednoczesnym przesłaniem informacji mailowej do promocji Wydziału Prawa (promocja.wydzialu.prawa@uwb.edu.pl).
- Po zorganizowanym wydarzeniu w ciągu tygodnia od jego zakończenia przesłać relację z imprezy poprzez System Publikacji Aktualności (SPA): https://spa.uwb.edu.pl
System Publikacji Aktualności (SPA)
Do kontaktu należy używać jedynie oficjalnego konta uniwersyteckiego.
- Zapotrzebowanie na materiały biurowe oraz stoisko do rejestracji uczestników konferencji należy zgłaszać do Administratora Budynku - Pani Anity Kozłowskiej: a.kozlowska@uwb.edu.pl (nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia wydarzenia, spotkania itp.); zapotrzebowanie należy zgłaszać poprzez kontakt mailowy;
Chęć wykorzystania godła Uniwersytetu wymaga pisemnej zgody Rektora, Zarządzenie nr 68 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 6 lipca 2021 r.: https://bip.uwb.edu.pl/uwb/akty-prawne-uwb/2021/zarzadzenia-rektora/16297,Zarzadzenie-nr-68-Rektora-Uniwersytetu-w-Bialymstoku-z-dnia-6-lipca-2021-r-w-spr.html
W celu aktualizacji struktury i informacji o Kole Naukowym lub organizacji studenckiej na stronie internetowej proszę kontaktować się z pracownią komputerową, Panem Mateuszem Matuszewskim m.matuszewski@uwb.edu.pl.
W celu rozwieszenia plakatów w budynku Wydziału proszę zgłaszać się do Pani Administrator budynku: Anita Kozłowska, pok. 107. Plakaty proszę umieszczać w miejscach do tego przeznaczonych, m.in: tablice na półpiętrach, tablica na parterze lub w odpowiedniej gablocie. Należy pamiętać o usunięciu nieaktualnych plakatów.
Pakiet informacji oraz materiałów do publikacji lub druku należy przekazywać jak w punktach powyżej.
System Publikacji Aktualności (SPA)
